7月15日，秦皇岛市一建建设集团有限公司总经理助理刘国忠来到秦皇岛市城建档案馆，查看所需9个项目的工程档案。“不到两小时就把9个项目的档案查完，拿到所需资料，比以前快多了。”刘国忠说。
最近，刘国忠需要整理公司19个历史项目的资料，其中9个项目资料不全，需要去秦皇岛市城建档案馆查阅。
“我昨天给档案馆打电话，工作人员告诉我今天带着公司委托证明、项目合同、身份证就能直接查。”刘国忠说，他需要查找的资料包含施工许可证、地质勘查报告、施工图审查报告、竣工验收备案表等。如果不在城建档案馆查询，就需要分别找当初项目的建设单位、监理单位、图审单位、地勘单位等进行查询，工作量极大。
据了解，城建档案不仅是记录城市发展的手段和工具，在城市建设、房产纠纷、历史编制、科学研究、房屋普查等方面都有其作用，城市的灾后重建、城市扩展等都要利用城建档案来更好地完成工作。此次刘国忠能快速查询到所需资料，得益于秦皇岛市城建档案馆进行的档案数字化升级。
“我们馆从2014年开始进行档案数字化建设，从当年至今的所有入馆档案都有电子版。”秦皇岛市城建档案馆管理科科长陈红说，该馆近年根据民生高频需求，梳理群众查询较多的档案类型，对2014年前只有纸质档案的项目，有针对性地进行整理和数字化归档，扩大电子档案可查询范围。去年，该馆对档案数字化平台进行升级，目前可通过各级目录检索、综合检索、地图等方式进行查档，同时提供智能分词检索，提高检索便捷度和准确性。
“单级目录检索是以项目级、工程级、案卷级、内容级各自为检索条件进行横向检索。综合检索是以项目级、工程级、案卷级和内容级中所包含的所有信息为检索条件，实现跨级纵向检索。地图查档支持在地图中框选区域进行查档。刘国忠所需材料能很快找全，就是因为平台升级后查询更方便了。”陈红在帮刘国忠整理完资料后说，平台升级后，不仅方便企业和个人进行查询，还有利于企业减少部分工程踏勘工作，减轻企业负担，为秦皇岛市营造更加良好的营商环境。
如何确保城建档案内容齐全，让群众可以查询到更多信息？
“这需要在档案入馆前就着手准备。”陈红说，为避免建设单位档案归档不规范，档案馆靠前服务，在工程开工审批阶段提前介入，派专员与建设方、施工方、监理方对接，列出详细的档案归档清单，明确哪些材料必须留存、如何规范填写、电子版与纸质版如何对应。在重点项目施工关键节点，专员还会到现场蹲点，比如在地基验收时提醒留存地基验槽记录、隐蔽工程验收记录等重要资料，在主体封顶时指导施工方整理检测报告原件等各种材料，确保每一份关键材料不缺失。同时减少企业整理材料所耗费的人力、物力，帮企业减负。
“从‘事后补’到‘事前管’，从‘群众跑’到‘我们跑’，说到底都是为了让档案真正服务群众、服务企业、服务城市。”秦皇岛市城建档案馆馆长赵菁洁说，将城建档案数字化、建设搜索平台、实施提前介入服务，就是要让档案能查快查，并从源头上保证档案系统齐全，利民利企，营造良好营商环境。
摘自 《河北日报》 2025.08.12 记者 孙也达
